A solução para os muitos problemas que envolvem a organização dos arquivos públicos no Brasil pode ser conseguida através da Gestão de Documentos, meio pelo qual a administração pública pode alcançar um nível mais elevado de eficiência administrativa e possibilitar a implantação de uma política arquivística racional que leve em conta as necessidades do cidadão e seu direito à informação.
A questão da organização dos arquivos públicos insere-se, neste sentido, dentro de uma política de preservação do patrimônio histórico-cultural. A Constituição Federal vigente, promulgada em 1988, em seu Art. 216 define como Patrimônio Cultural Brasileiro:
Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I – as formas de expressão;
II – os modos de criar, fazer e viver;
III – as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV – as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;
Os documentos produzidos pela administração pública são considerados parte deste patrimônio cultural, ao passo que possuem informações relativas às relações sociais, políticas e econômicas de toda uma comunidade. Segundo o historiador Jacques Le Goff, em seu livro História e Memória, O documento não é qualquer coisa que fica por conta do passado, é um produto da sociedade que o fabricou segunda as relações de forças que aí detinham o poder”
Portanto, os documentos arquivísticos, além da sua importância administrativa, encaixam-se no conceito de bem cultural, que é considerado toda a produção humana de ordem emocional, intelectual e material que proporcione o conhecimento do indivíduo sobre si mesmo e sobre o mundo que o rodeia. Sendo assim, direito de todo cidadão o acesso à cultura, à memória coletiva e ao passado histórico. A memória social é um referencial da identidade cultural e possibilita o exercício da cidadania.
Documentos arquivísticos, produzidos pela administração pública são bens culturais. Eles são testemunhos do presente, assim como fontes de estudo e entendimento do passado. Sua complexidade, enquanto uma parte da memória social só pode ser entendida, na medida em que a administração pública e a sociedade civil reconhecem estas qualidades e procuram garantir tanto seu uso quanto sua preservação.
Para tanto é necessário que esta documentação seja recolhida, deposita, avaliada e organizada em um espaço próprio e seu uso regulamentado por uma legislação local, que esta em sintonia com as legislações já existentes em âmbito nacional e regional. São instrumentos fundamentais para uma boa gestão arquivística: a elaboração de um plano de plano de classificação; a constituição de uma Tabela de Temporalidade; a elaboração de um Manual de Gestão Arquivística de Documentos; a criação de um esquema de classificação de segurança e acesso.
Organismos como o Arquivo Público do Estado de São Paulo, por exemplo, oferecem orientações e material para quem deseja criar ou organizar arquivos públicos ou privados. Na internet não é difícil encontrar cartilhas e apostilas que versam sobre o assunto. Mas, muitas vezes, o cidadão não tem consciência do estado em que estão os arquivos públicos da cidade onde mora, nem mesmo sabe se eles existem. Assim, o patrimônio documental vai, aos poucos se perdendo. Procure se informar sobre o estado dos arquivos da comunidade onde mora. A pressão sobre os poderes pública e a informação são as melhores armas para se lutar pela preservação.
Arquivo Público do Estado de São Paulo
Informe-se:
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL. Texto consolidado até a Emenda Constitucional nº 53 de 19 de dezembro de 2006, p. 42, Disponível em <http://www.ancine.gov.br/media/Constituicao_Federal_EC53.pdf>, acesso em 19/05/2009.
GONÇALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivos. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo; Arquivo do Estado, 1998. (Projeto Como Fazer, 2) Disponível em: <http://www.saesp.sp.gov.br/publicacoes.html>. Acessado em 17/04/2009.
Arquivo Público de São Paulo http://www.arquivoestado.sp.gov.br/