Por Natania Nogueira.
Os Arquivos Públicos brasileiros são receptáculos de toda a produção documental realizada pelos órgãos públicos. Espera-se que estes arquivos sejam locais onde a memória coletiva ou social esteja sendo preservada, dentro das exigências mínimas da legislação vigente, tanto em esfera nacional, quando estadual e municipal. Mais do que simples depósitos de documentos, estes arquivos representam um produto social e um instrumento da administração pública para atingir o seu fim primeiro, que é o bem comum, o interesse público. A busca pelo bem comum, está presente no texto constitucional, materializada na finalidade do art. 3º, que estabelece os objetivos da República Federativa do Brasil.
Art. 3º Constituem objetivos fundamentais da República Federativa do Brasil:
I – construir uma sociedade livre, justa e solidária;
II – garantir o desenvolvimento nacional;
III – erradicar a pobreza e a marginalização e reduzir as desigualdades sociais e regionais;
IV – promover o bem de todos, sem preconceitos de origem, raça, sexo, cor, idade e quaisquer outras formas de discriminação.
Ao oferecer à sociedade acesso irrestrito à informação, além de agilizar e facilitar a administração dos bens públicos, o Estado, está contribuindo para o desenvolvimento social da nação. A transparência e a eficiência dos órgãos públicos além de garantir o pleno exercício da cidadania ainda diminui o ônus gerado pela excessiva burocratização da administração pública.
Para além da esfera administrativa, está a esfera cultural. Os arquivos públicos fazem parte de um longo processo de construção da identidade nacional e regional. Os arquivos são uma parte integrante do patrimônio cultural da nossa sociedade, sendo, portanto, parte inalienável da nossa memória social.
Os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis, autênticos, acessíveis, compreensíveis e possam ser preservados, o que só é possível por meio da implantação de um programa de Gestão Arquivística de Documentos. O termo gestão de documentos é originário da expressão franco-canadense gestion de documents, enquanto que administração de documentos vem do termo inglês “records management”.
Os objetivos da gestão de documentos passam pela organização eficiente, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos, pela selecionar documentos que possuem valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico; garantir o uso adequado da micrografia e de outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos; assegurar o acesso a informação; garantia da preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor histórico e científico.
É preciso lembrar que a organização arquivística difere da organização de bibliotecas, por exemplo. Nos arquivos, o que vale é o princípio da procedência, e os documentos são organizados de acordo com a estrutura e atividades da instituição que os produziu. Para organizar um arquivo público é importante ter conhecimento sobre História Administrativa, tanto em escala macro, quanto micro, para que se possa estabelecer os fundos documentais e dentro deles, os grupos de documentos, as séries e subsséries.
Os primeiros arquivos, principalmente os públicos, custodiavam toda a documentação produzida e recebida pelas diversas repartições públicas, de qualquer dos três poderes. Atualmente, os poderes Legislativo e Judiciário passaram a organizar seus próprios arquivos e o Arquivo Público tradicional acabou se restringindo a custodiar a documentação do Poder Executivo. No entanto, é possível encontrar documentos do Legislativo junto com os arquivos do executivo. Existem duas razões para isto. A primeira é que o Legislativo não reivindicou estes documentos.
A segunda razão está no fato das Câmaras Municipais terem sido responsáveis pela administração dos municípios – e assumindo muitas responsabilidades que hoje estão a cargo do executivo – até 1930, quando foram fechadas pelo governo de Getúlio Vargas. Com a promulgação da nova Constituição em 1934, foram reabertas em todo o país e fechadas novamente em 10 de novembro de 1937, com um novo golpe de estado promovido por Getúlio Vargas. Nove anos depois, com a redemocratização do país e a promulgação da Constituição de 1946, mais uma vez a autonomia municipal foi reconquistada.
A gestão de documentos contribui com as funções arquivísticas ao passo que garante que as políticas e atividades dos governos são adequadamente documentadas e que o menor número de documentos inúteis e transitórios sejam colocados juntamente documentos de valor permanente e evitar que documentos de valor permanente sejam eliminados.
Existe uma tendência a se valorizar documentos e acervos tidos como de importância nacional, pois marcam, testemunham determinado momento da nossa história tido como exemplar. Estes documentos são custodiados em grandes arquivos ou bibliotecas públicas, devidamente organizados e preparados para recebê-los. Pelo menos em tese assim acontece. Infelizmente, nem mesmo os acervos considerados de importância nacional estão a salva da deteriorização e da falta de estrutura de muitas instituições arquivísticas, algumas vezes impossibilitadas devido à falta de recursos físicos, humanos e financeiros de acolher muitos destes arquivos.
A questão da organização e gestão de documentos é fundamental para a pesquisa em história, principalmente em história local. A preservação da memória social, assim como um trabalho de educação patrimonial, ajuda a construir a identidade local. O arquivo tem um papel muito importante neste processo, o permitir que se desenvolvam trabalhos voltados para a história local.
Dos documentos que mais podem fornecer dados sobre uma comunidade e, portanto, são essenciais para uma pesquisa em história local estão aqueles produzidos por organismos públicos e privados (escolas, fábricas, prefeituras, câmaras, hospitais, igrejas, etc); livros e periódicos; documentos iconográficos (fotos, pinturas, ilustrações); relatos orais, fornecidos por moradores mais antigos, especialmente.
Os arquivos públicos, portanto, são agentes da construção de uma identidade local e nacional. Através de seus arquivos permanentes eles fornecem à sociedade informações que ajudam a incorporar elementos à identidade indivíduo, enquanto agente social pleno de seus direitos como cidadão.
Imagem disponível em: http://www.imatec.com.br/guarda-de-documentos-blog/tag/microfilmes/, acesso em 04/07/2014.